Physische Lieferung von Dokumenten nach Russland und elektronischer Dokumentendurchlauf

Maria Kirilova, Rödl & Partner, Russland

Im Zusammenhang mit der aktuellen Situation haben mehrere Logistikunternehmen die physische Versendung von Dokumenten in die Russische Föderation eingestellt.

Das erschwert die Geschäftsführung für Unternehmen mit ausländischer Beteiligung in Russland, da es, um einige Verfahren unter Beteiligung russischer Notare vorzunehmen, erforderlich ist, dass Originale legalisierter bzw. apostillierter Dokumente, ausgestellt durch bevollmächtigte Behörden ausländischer Staaten, vorliegen.

Solche Dokumente sind unter anderem für Folgendes erforderlich:

• notarielle Beurkundung der Geschäfte und Beschlüsse der Verwaltungsorgane der juristischen Personen;
• Vorlage der Dokumente zur staatlichen Registrierung der Unternehmen;
• Erstellung von Erbscheinen usw.

Zu erwähnen ist, dass seit 2020 die Möglichkeit besteht, eine Reihe von notariellen Handlungen virtuell vorzunehmen, das heißt ohne persönlichen Termin beim Notar und mit Beifügung erforderlicher Dokumente in elektronischer Form. Jedoch ist die Liste dieser notariellen Handlungen nicht sehr umfangreich.  Sie umfasst:

• Beglaubigung von Übersetzungen;
• Übergabe der Dokumente von natürlichen und juristischen Personen an andere natürliche und juristische Personen;
• Übertragung von Geldmitteln und Wertpapieren auf Depotkonten;
• Deponierung von beweglichem Vermögen, bargeldlosen Geldmitteln und dokumentenlosen Wertpapieren durch den Notar;
• Beitreibung von Geldbeträgen oder Vermögen vom Schuldner;
• Übernahme elektronischer Dokumente zur Verwahrung;
• Handlungen des Notars zur Vorlage der Beweise (Verhör der Zeugen, Analyse schriftlicher oder materieller Beweise, Bestellung von Gutachten);
• Ausstellung eines Auszugs aus dem Register der Benachrichtigungen über die Verpfändung beweglichen Vermögens;
• Beglaubigung der Gleichwertigkeit eines erstellt in einer anderen Form notariell erstellten elektronischen Dokuments mit dem elektronischen Dokument, das dem Notar vorgelegt wurde.

Außerdem müssen elektronische Dokumente bei virtueller notarieller Beteiligung mit verstärkter qualifizierter elektronischer Unterschrift der sie erstellenden Person unterzeichnet werden. Dabei entsteht die Frage nach der möglichen Verwendung von elektronischen Unterschriften in Russland, die gemäß den Vorschriften des Rechts eines ausländischen Staates erstellt sind. Gemäß der russischen Gesetzgebung wird eine solche Unterschrift die Rechtskraft einer verstärkten elektronischen Unterschrift haben, falls ihre Gültigkeit durch eine akkreditierte bevollmächtigte dritte Partei, durch ein beurkundendes Zentrum oder eine andere Person bestätigt wird, die dafür gemäß einem internationalen Vertrag der Russischen Föderation bevollmächtigt sind. Jedoch wird diese Bestimmung, die seit dem 1. Januar 2021 in Kraft ist, noch nicht oft in der Praxis angewendet, meist nur in Verhältnissen mit EAWU-Mitgliedstaaten. Außerdem ist zur Anerkennung ausländischer elektronischer Unterschriften eine entsprechende bilaterale Vereinbarung zwischen den Staaten erforderlich. Zurzeit, soweit bekannt ist, wurde noch keine Vereinbarungen solcher Art zwischen Russland und einem europäischen Staat abgeschlossen.

Somit ist es derzeit, falls ein ausländisches Element vorhanden ist, in den meisten Fällen erforderlich, dass traditionelle Papierdokumente zum Abschluss von Geschäften und sonstigen juristisch bedeutsamen Handlungen erhalten werden. Ein Ausweg aus der aktuellen Situation kann die Übersendung der Dokumente in Länder sein, die die Sanktionen nicht unterstützen (zum Beispiel Kasachstan oder Türkei), mit anschließender Versendung nach Russland, oder die Nutzung der Leistungen der russischen Post (Potschta Rossii) und russischer Logistikunternehmen, die bereit sind, Korrespondenz aus dem Ausland zu liefern. In diesem Fall sind verlängerte Fristen der internationalen Lieferung zu berücksichtigen.

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