Elektronischer Dokumentendurchlauf im Arbeitsverhältnis: wichtige Aspekte für Arbeitgeber

Recht Russland

Anastasia Kondratenko, Rödl & Partner, Russland

Der elektronische Dokumentendurchlauf wird zur Automatisierung und Beschleunigung der HR-Prozesse, Erhöhung der Effektivität des Personalverwaltungssystems beim Unternehmen eingeführt.

Am 22. November 2021 hat der Präsident Russlands das Gesetz unterzeichnet, das Einbringung von Änderungen ins Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation in Bezug auf elektronischen Dokumentendurchlauf vorsieht [Föderales Gesetz Nr. 377-FZ vom 22.11.2021, Art. 22.1, 22.2 und 22.3 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation in der neuen Fassung]. Unter dem elektronischen Dokumentendurchlauf im Arbeitsverhältnis wird Erstellung, Unterzeichnung, Nutzung und Aufbewahrung von Dokumenten im Zusammenhang mit der Arbeit, die in elektronischer Form ohne Duplizierung in Papierform erstellt sind, durch den Arbeitgeber, Arbeitnehmer oder eine Person, die eingestellt wird, verstanden.

Im Zuge des Treffens mit Praktikern, die an der Ausarbeitung des Gesetzes über den elektronischen Dokumentendurchlauf beteiligt waren, wurden Probleme im neuen Gesetz und Ergebnisse des Experiments besprochen. Es wurde klargestellt, was die Unternehmen, die am Experiment beteiligt waren, machen müssen — da im endgültigen Text andere Vorschriften aufgeführt sind. Für die, die es nur vorhaben, den elektronischen Dokumentendurchlauf im Bereich Arbeitsverhältnisse einzuführen, wurde der Ablaufplan erstellt.

Falls beschlossen wird, auf den elektronischen Dokumentendurchlauf umzustellen, müssen die Arbeitgeber Folgendes berücksichtigen:

1. Dokumente, in Bezug auf die der elektronische Dokumentendurchlauf nicht verwendet wird

Gemäß Artikel 22.1 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation wird der elektronische Dokumentendurchlauf in Bezug auf folgende Dokumente nicht verwendet:

  • Arbeitsbücher und gemäß der Arbeitsgesetzgebung in elektronischer Form zu erstellenden Angaben über die Arbeitstätigkeit der Arbeitnehmer;
  • Protokoll über einen Betriebsunfall gemäß vorgeschriebener Form;
  • Anordnung über Kündigung des Arbeitnehmers;
  • Dokumente, die bestätigen, dass der Arbeitnehmer Einweisungen zum Arbeitsschutz absolviert hat, darunter die der Arbeitnehmer persönlich zu unterzeichnen hat.
    Diese Aufzählung ist abschließend. Dementsprechend ist die Umstellung auf den elektronischen Dokumentendurchlauf zu allen anderen HR-Dokumenten möglich.

2. Digitale Plattformen für elektronischen Dokumentendurchlauf

Für die Führung elektronischer Dokumentation ist eine spezielle Plattform erforderlich. Das kann entweder die durch den Staat zentralisiert zur Verfügung gestellte digitale Plattform „Arbeit in Russland“ oder eine Plattform des Arbeitgebers sein.

An Plattform des Arbeitgebers werden dabei folgende Anforderungen gestellt: Möglichkeit der Unterzeichnung des elektronischen Dokuments gemäß den Gesetzesanforderungen, Aufbewahrung des elektronischen Dokuments, sowie der Feststellung der Tatsache des Erhalts des Dokuments durch die Parteien von Arbeitsverhältnissen.

Auf dem Markt der HR-Leistungen stellen immer mehr Unternehmen Pakete oder fertige Lösungen zum elektronischen Dokumentendurchlauf zur Verfügung, es werden Web-Seiten und Smartphone-Applikationen mit bequemem und einfachem Interface, Benachrichtigungssystem, Dokumentenkonstruktor und Möglichkeit, Angaben zu archivieren, ausgearbeitet.
Die Frage nach der Archivierung ist ziemlich wichtig, da die Pflicht, alle Dokumente im Zusammenhang mit der Arbeit aufzubewahren, dem Auftraggeber auferlegt ist (Artikel 22.3 Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation). Im Falle der Nutzung der Plattform „Arbeit in Russland“ werden die Angaben automatisch archiviert. Falls der Arbeitgeber den elektronischen Dokumentendurchlauf selbst führt, muss er durchdenken, auf welche Weise die Angaben archiviert und wo die Archive aufbewahrt werden.

3. Verfahren der Führung des elektronischen Dokumentendurchlaufs

Der Arbeitgeber kann, muss jedoch nicht den elektronischen Dokumentendurchlauf führen. Er beschließt selbst, ob der elektronische Dokumentendurchlauf beim Unternehmen geführt wird. Dafür ist eine interne Vorschrift zu erstellen, die folgende Angaben enthalten muss:

  • Angaben über das Informationssystem (Informationssysteme), mit deren Hilfe der elektronische Dokumentendurchlauf geführt wird;
  • Verfahren des Zugangs zum Informationssystem des Arbeitgebers (falls erforderlich);
  • Liste der elektronischen Dokumente und Kategorien der Arbeitnehmer, in Bezug auf die der elektronische Dokumentendurchlauf geführt wird;
  • Frist der Benachrichtigung der Arbeitnehmer über die Umstellung auf den elektronischen Dokumentendurchlauf, Angaben über das Datum der Einführung des elektronischen Dokumentendurchlaufs beim Unternehmen.

Danach ist die Zustimmung des Arbeitnehmers zur elektronischen Zusammenarbeit mit dem Arbeitgeber anzufragen. Falls eine solche Zustimmung fehlt, wird dies als Verzicht des Arbeitnehmers auf eine solche Zusammenarbeit betrachtet, jedoch bleibt dem Arbeitnehmer das Recht, eine solche Zustimmung in der Zukunft zu geben, erhalten. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, in Bezug auf die Arbeitnehmer, die auf den elektronischen Dokumentendurchlauf verzichtet haben, alle HR-Dokumente in Papierform zu führen — unabhängig von der Anzahl der Arbeitnehmer, die zugestimmt oder nicht zugestimmt haben.

In diesem Zusammenhang ist es sinnvoll, vor der Anfrage der Zustimmung der Arbeitnehmer, ein Informationsseminar zum elektronischen Dokumentendurchlauf für sie durchzuführen: die Gründe der Umstellung auf elektronischen Dokumentendurchlauf zu erklären, das Verfahren dessen Funktionieren ausführlich zu beschreiben, auf die positiven Seiten einer solchen Zusammenarbeit hinzuweisen, anschauliche Beispiele aufzuführen und die Fragen der Arbeitnehmer zu beantworten.
Danach ist das Verfahren der Führung des elektronischen Dokumentendurchlaufs zu bestimmen, das auch als interne Vorschrift dokumentiert werden kann. Empfohlen ist, alle Besonderheiten der Führung des elektronischen Dokumentendurchlaufs darin vorzusehen: Frist der Einsichtnahme des Arbeitnehmers in die elektronischen Dokumente und Frist deren Unterzeichnung, Verfahren der Durchführung von Einweisungen zu Fragen nach der elektronischen Zusammenarbeit mit dem Arbeitgeber für die Arbeitnehmer, Ausnahmefälle, wenn Erstellung einzelner Dokumente in Papierform zugelassen ist, Verfahren der HR-Anfragen seitens des Arbeitnehmers.

4. Elektronische Unterschrift

Zur Führung des elektronischen Dokumentendurchlaufs müssen beide Parteien der Arbeitsverhältnisse über elektronische Unterschriften verfügen. Der Arbeitgeber trägt die Kosten des Erhalts der elektronischen Unterschriften durch die Arbeitnehmer und deren folgende Nutzung (Artikel 22.2 Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation). Falls ein neuer Arbeitnehmer bereits über eine früher erstellte elektronische Unterschrift verfügt, kann er diese nutzen.
Anschließend ist noch einmal aufzuführen, dass jeder Arbeitgeber selbst beschließt, ob er mit seinen Arbeitnehmern elektronisch zusammenarbeiten wird. Einerseits ist der elektronische Dokumentendurchlauf ein modernes Instrument der Verwaltung von Arbeitsverhältnissen. Der elektronische Dokumentendurchlauf sichert schnelle Abstimmung und Unterzeichnung der HR-Dokumente, spart Zeit der HR-Fachkräfte beim Unternehmen, sichert Komfort der Telearbeit, mit personenbezogenen Daten solcher Arbeitnehmer, ermöglicht es, auf Papierarchive zu verzichten. Gleichzeitig ist wegen der absoluten Transparenz des HR-Dokumentendurchlaufs besondere Aufmerksamkeit bei der Einhaltung der Fristen, Ausfüllen und Erstellung der Dokumente erforderlich. Jegliche Fehler und Tippfehler werden der Staatlichen Arbeitsinspektion sofort bekannt und als Verstoß gegen die Rechte des Arbeitnehmers eingestuft. In diesem Zusammenhang kann die Kontrolle der Aufsichtsbehörden im Arbeitsbereich steigen. Die Umstellung auf automatisierte Prozesse schafft die Notwendigkeit, Arbeitnehmer zu haben, die das richtige Funktionieren der elektronischen Systeme kontrollieren, nicht ab. Dazu gehören nicht nur HR-, sondern auch IT-Fachkräfte.

Fotoquelle: www.d-russia.ru

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